מיקור חוץ מייצג שיטת ניהול מודרנית שבה ארגונים, חברות ועסקים בוחרים להוציא מתוך רשימת הפעילויות שלהן את אלו שאינן מייצגות את פעילות הליבה. הוצאת הפעילויות מתבצעות כלפי קבלן שלוקח אחריות על הנושא של מיקור חוץ ואף מתחייב לתוצאות.
בין היתר, מיקור חוץ מתאים למגוון רחב של פעילויות והוא גם מתכתב עם המאפיינים המיוחדים של פעולת השיווק. בנוסף, כדאי להכיר מקרוב את הנושא של שיווק במיקור חוץ כדי לדעת מתי להשתמש בו.
השיטה של מיקור חוץ מאפשרת לכל ארגון להתמקד רק בתחום הפעילות שלו. זה אומר בפועל שנציגי הארגון יכולים לקבוע סדר עדיפויות מסוים של פעילויות ולאחר מכן להכריע איזה מהן להשאיר בתוך הארגון. ההחלטה איזו פעילות להשאיר בתחומי הארגון ועל איזו פעילות לוותר היא בעלת השפעה דרמטית על הארגון, על שיטת העבודה וכמובן גם על ההוצאות שלו.
מצד אחד, העברת חלק מהפעילויות הנלוות שלא מייצגות את פעילות הליבה של הארגון לשיטת ניהול של מיקור חוץ מאפשרת לחסוך בהוצאות.
היא מונעת מהארגון את הצורך בגיוס עובדים ובהכשרתם והיא מאפשרת להתמקד רק בפעילויות שבהן יש לה ניסיון. מנגד, מיקור חוץ מבטיח את ביצוע הפעילויות ברמה גבוהה ובאופן מקצועי. הסיבה לכך היא שמלכתחילה מי שלוקח אחריות על פעילויות שעוברות לשיטות של ניהול במיקור חוץ הוא בדרך כלל קבלן ביצוע עם ניסיון מוכח.
מלבד האמור לעיל, השיטה של מיקור חוץ מאפשרת לכל ארגון להתמקד בתחום ההתמחות שאותו הוא בוחר אבל גם להשקיע בכך את מרב המשאבים. זה אומר שארגון שנעזר בשיטה של שיווק במיקור חוץ מקבל מוטת שליטה רחבה יותר על כל שאר האגפים: בעוד השיווק ממשיך להתבצע באופן שעולה בקנה אחד עם התקציב של העסק ועם המטרות שלו, ליבת הפעילות נשמרת במלואה.
מאפיינים של שיווק במיקור חוץ
כמובן שלכל שיטת ניהול מודרנית שבה מוציאים מתוך רשימת הפעילויות את הפעילויות הנלוות ונשארים רק עם פעילויות הליבה יש מאפיינים שונים. במקרה של שיווק במיקור חוץ, המאפיינים קשורים לאופי של השיווק ולאופן שבו נהוג לבצע אותו בעידן המודרני לעומת בתקופות קודמות.
קודם כל, שיווק הוא תחום דינאמי שבו שיטות העבודה משתנות כמעט על בסיס חודשי. הסיבה לכך קשורה לשורה ארוכה של פיתוחים טכנולוגיים, לכלים חדשים של פרסום ושיווק ולאופן שבו ניתן לשלב ביניהם על מנת לספק עבור הלקוחות תוצאות יעילות בתוך טווח הזמן הקצר ביותר. מנגד, לרוב בעלי העסקים אין את היכולת לשווק את עצמם באותה רמה של מקצועיות וחלקם בכלל לא מודעים לסל האפשרויות שעל הפרק.
מהאמור לעיל אפשר להבין את היתרונות של שיווק במיקור חוץ. זו שיטת ניהול שבה השיווק עובר לידיים של אנשי מקצוע. העסק ממשיך להתמקד בתחום הפעילות העיקרי שלו, בעוד אנשי מקצוע אחרים לוקחים את המושכות לידיים ואחראיים על הנושא של השיווק. אותם אנשי מקצוע שלוקחים אחריות על השיווק מתמקדים אך ורק בו, מתעדכנים על בסיס קבוע בחידושים האחרונים ודואגים לייצג את האינטרסים של הלקוחות שלהם על הצד הטוב ביותר.
שנית, שיווק במיקור חוץ מאפשר לעסק לחסוך בעלויות תוך כדי שהוא ממשיך לעבוד מסביב לשעון. זה קורה כי השיווק בשיטת הניהול של מיקור החוץ לא גוזל משאבים מהעסק: העסק ממשיך לפעול עם אותם משאבים שכבר יש לו, בעוד השיווק מתבצע במקביל ובהשקעה כספית נמוכה יחסית. כמו כן, בעלי עסקים שמשתמשים בשיטה של שיווק במיקור חוץ מקבלים נתונים מלאים על הפרויקטים ונחשפים לתהליך קבלת ההחלטות.
אפשר לראות הרבה דוגמאות לאופן שבו שיווק במיקור חוץ מסייע לבעלי עסקים קטנים וגדולים כאחד. כך לדוגמא השיטה של מיקור חוץ מקצרת את זמני התגובה הנדרשים כאשר העסק מעוניין לפרסם מבצעים, הטבות או הצעות בעלי תוקף זמן מוגבל למועדון הלקוחות שלו. במקום להשקיע בכך את כל המשאבים שיש לו ולגייס לטובת המשימה עובדים עם כישורים אחרים לגמרי, יש מישהו שמבצע את השיווק תוך כדי שהעסק ממשיך לעבוד כרגיל.
דוגמא נוספת מתבלטת כאשר העסק נדרש להתמודד עם בעיות פנימיות. בעיות אלו גם הן גוזלות מהעסק משאבים של אנרגיה והוצאות כספיות, אך עם שיווק במיקור חוץ הוא יכול להיות רגוע. בעלי העסק מקבלים הזדמנות להמשיך לטפל בבעיות הפנימיות שלהם תוך כדי שהשיווק נעשה בזרועות המקובלים. שיווק כזה מוכיח את היעילות של מיקור חוץ בכל התחומים והארגון יכול לבחור האם לבצע אותו בעזרת חברות משנה, קבלנים חיצוניים, ארגונים מומחים ועוד.
מי אחראי בפועל על שיווק במיקור חוץ?
נטילת אחריות על הנושא של שיווק במיקור חוץ דורשת מחברות מומחים להשתמש בכל הניסיון שעומד לרשותן. באותן חברות צריכים להבין שבמיקור חוץ המקצועיות היא ערך עליון, כי אחרת אין בכלל טעם להשתמש בשיטת הניהול הזו. כתוצאה מכך, רק חברות מקצועיות ומוכחות מצליחות להציע את השירותים שלהן לארגונים פרטיים או מסחריים ולבצע שיווק במיקור חוץ ברמה גבוהה.
אפשר גם לראות את ההבדלים בין שירותי שיווק במיקור חוץ לפי מאפייני החברות עצמן. חברות משנה לדוגמא פועלות תחת המטריה של המעסיק ולכן היתרון שלהן בא לידי ביטוי בהיכרות עם התרבות הארגונית ועם שיטות העבודה המקובלות. החיסרון הוא שבמקרים כאלה קשה לגלות יצירתיות ורוב המאמצים של שיווק במיקור חוץ יהיו פחות או יותר זהים לאלו שמתבצעים על ידי חברת האם עצמה.
לשם השוואה, קבלנים חיצוניים שלוקחים אחריות על הנושא של שיווק במיקור חוץ פועלים בצורה מעט שונה. אצל הקבלנים החיצוניים התוצאות הן אלו שקובעות את אופי העבודה ולהם יש גם אפשרות לשנות שיטות שיווק תוך כדי הפרויקט. אפשרויות אלו פחות נגישות עבור עסקים גדולים וחברות בינלאומיות, אז לקבלנים חיצוניים יש בהקשר הזה יתרון בולט.
בחירת שיווק במיקור חוץ באמצעות מכרז
בעלי עסקים שבוחרים בשיטה של שיווק במיקור חוץ יכולים לבחור את החברה המתאימה עבורם באמצעות מכרז. בחירת חברה באמצעות מכרז היא טכניקה שיש לה כמה יתרונות בולטים. ראשית, המכרז מאפשר לבעל העסק לדעת כמה כסף הוא עומד להשקיע במיקור חוץ. שנית, בעלי עסקים שמשתמשים במכרזים למעשה מחייבים את נותני השירותים להתחרות ביניהם. זה גורם לנותני השירותים לשפר את ההצעות ולנסות לנצל כל יתרון שיש להם לעומת המתחרים.
השיטה הנפוצה של בחירת חברת מיקור חוץ באמצעות מכרז מתאימה גם לנושא של שיווק. כל מה שהארגון צריך לעשות על מנת להשתמש בשיטה הזו הוא להגדיר את סוג ואופי השירות שלו הוא זקוק. בהמשך, הארגון מפרסם מכרז חיצוני וקובע תנאי סף להשתתפות בו. תנאי הסף להשתתפות במכרז אמורים לעמוד בשורה אחת עם הצרכים של הארגון ועם השאיפות שלו במהלך שיווק במיקור חוץ.
מכרז שנעשה בצורה נכונה מאפשר ליצור תחרות בין החברות שמציעות עבור הארגון שיווק במיקור חוץ. התחרות הזו גם אמורה להבטיח בהמשך הדרך רמת שירות גבוהה, מחיר נמוך והתחייבות לתוצאות. עם זאת, יכול להיות מצב שבו בעל העסק מגלה שהחברה שהוא בחר לטובת מיקור החוץ לא מציעה שירות ברמה המתאימה. כאן לא תהיה לבעל העסק ברירה אלא להחליף את החברה ולהשתמש בשירות אחר של מיקור חוץ.
איך מתגברים על החסרונות של שיווק במיקור חוץ?
כמובן שיש גם חסרונות למיקור חוץ שנעשה בצורה לא נכונה. עוד לפני המכרז, צריך לדעת כיצד מתגברים על הכשלים שמאפיינים מיקור חוץ ולהגדיל את סיכויי ההצלחה של שיטת הניהול הזו. אפשר למשל להתחיל עם הנושא של זליגת מידע למתחרים ולעשות הכל כדי להימנע ממנו. אם עסק מסוים בוחר להשתמש בחברות משותפות לשיווק השירותים והמוצרים שלו, הוא חושף את עצמו לזליגה של סודות מסחריים.
הפתרון לבעיה המתוארת לעיל הוא לבחור חברה שמתחייבת לשמור על סודיות גם במהלך שיווק במיקור חוץ. השמירה על הסודיות צריכה להיות מגובה בחוזה בעל תוקף משפטי שעל הניסוח שלו אחראיים עורכי דין. ככל שהחוזה בין הצדדים יהיה מפורט וספציפי יותר, כך יורד הסיכוי לכך שהחברה שמבצעת שיווק במיקור חוץ אכן תסכן את עצמה ותעביר סודות מסחריים של לקוחותיה לגופים מתחרים.
עוד בעיה שמלווה את השיטה של מיקור חוץ כאשר היא לא מתבצעת בצורה נכונה היא קושי בבקרה ובפיקוח. לעומת פעילות בתוך הארגון שעליה קל יחסית לפקח, פעילות שעוברת החוצה מקשה מטבע הדברים על הבקרה. הקושי בבקרה ובפיקוח עלול לפגוע בתחושת הביטחון של מנהלי העסק וגם בעובדים. יתרה על כך, הקושי בבקרה ובפיקוח שנובע מתוך מיקור חוץ מתנגש לפעמים עם הניסיון להתוות מדיניות עסקית אחידה.
כאן הפתרון הוא להקצות מחלקות מסוימות שיהיו אחראיות על שיתוף הפעולה עם הקבלן שמייצג את מיקור החוץ. במילים אחרות, בעסקים קטנים וגדולים כאחד צריך לעשות הכל על מנת שהמחלקות יעקבו מקרוב אחר מיקור החוץ ויוודאו שהוא נעשה כהלכה. כל עוד זה המצב, לא אמורים להופיע קשיים מיוחדים שקשורים לבקרה ולפיקוח ובכל מקרה היתרונות של שיווק במיקור חוץ עולים על החסרונות.
הקשר בין מיקור חוץ למערכות ניהול ידע
בעידן הנוכחי של שיווק במיקור חוץ יש חשיבות עליונה לשימוש במערכות ניהול ידע. מערכות אלו מאפשרות לעקוב אחר קמפיינים שיווקיים בהיקפים שונים, הם עוזרים לדעת האם הארגון עומד ביעדים שהוא מגדיר לעצמו והאם הקבלן שמבצע מיקור חוץ משיג תוצאות. מנגד, לעיתים קיים קושי בהטמעת מערכות חכמות לניהול ידע ומידע בארגונים מסורתיים או תוך כדי שיתופי פעולה של שיווק במיקור חוץ.
הקושי בהטמעת מערכות חכמות של שיווק בתוך ארגונים מסורתיים פוגע בשני הצדדים. מצד אחד, הוא מנטרל את היתרון של חברות מומחים בשיווק במיקור חוץ והוא מעכב את ההתפתחות שלהם. מהצד השני, העובדה שקיים קושי בהטמעת מערכות חכמות מעכבת גם את השגת היעדים מצד הארגון המסורתי.
החדשות הטובות הן שאפשר למנוע את הקושי בהטמעת מערכות חכמות לניהול ידע בארגונים מסורתיים באמצעות תיאום ציפיות. אם למשל נציגי הארגון המסורתי מפרסמים כבר במהלך המכרז באיזה מערכות הם יכולים או לא יכולים להשתמש, אין סיבה שהקבלן שלוקח אחריות על שיווק במיקור חוץ ידרוש להטמיע אותן. יתרה על כך, ניתן לנצל את המכרז בשביל לבצע תיאום ציפיות בין הצדדים ובשביל לדאוג שמיקור החוץ ייעשה עם מערכות שמתאימות לארגון המסורתי ולמשאבים שעומדים לרשותו.
כך מונעים ניסיון להוזיל עלויות
הניסיון הקיים מלמד שישנם ספקי שירות של שיווק במיקור חוץ שמנסים להוזיל עלויות באופן שפוגע ברמת וטיב השירות שלהם. הניסיון להוזיל עלויות כמובן לגיטימי לחלוטין והוא משותף לעסקים קטנים וגדולים בכל רחבי העולם, אך ספקי שירות כגון שיווק במיקור חוץ חייבים לדאוג כל הזמן שזה לא יבוא על חשבון הלקוחות.
גם ללקוחות שמשתמשים בשיטה הניהולית של שיווק במיקור חוץ יש אחריות מסוימת. אם הם רוצים למנוע ניסיון לא כשר של ספק השירות להוזיל עלויות, עליהם להישאר עם אצבע על הדופק. את זה עושים בעזרת דרישה לקבלת מסמכים, ממצאים, נתונים ודוחות על קצב ההתקדמות של הקמפיין השיווקי.
כל עוד הקמפיין השיווקי משיג תוצאות, נציגי החברה שמשתמשת בשיטה של ניהול במיקור חוץ יכולים להיות רגועים. בכל מקרה אחר, ייתכן ואין ברירה אלא להחליף את הספק של שירותי שיווק במיקור חוץ ולמצוא קבלן שמתחייב לשירות טוב יותר.
הבדל בין שיווק במיקור חוץ לבין קבלן כוח אדם
רבים מתבלבלים בין האופי של שירותי שיווק במיקור חוץ לבין העסקת קבלן כוח אדם. על פניו, גם שיטת הניהול של מיקור חוץ וגם השיטה שבה מעסיקים קבלן כוח אדם משחררת את החברה מהצורך בביצוע פעולות מסוימות. מנגד, אם נכנסים לעובי הקורה מגלים לא מעט הבדלים בין שיטות הניהול הללו. היכרות עם ההבדלים חשובה לכל מעסיק והיא מאפשרת לו לקבוע בצורה טובה יותר כיצד לחלק את המשאבים שעומדים לרשותו.
קודם כל, ההבדל המהותי בין קבלן כוח אדם לבין העברת משימות שיווק במיקור חוץ הוא בניהול היום יומי של העובדים. בעוד בהעסקה באמצעות קבלן כוח אדם המעסיק בפועל הוא מי שמנהל את הפעילות של העובד, במיקור חוץ הגוף המבצע את המשימה הוא גם זה שמנהל את הפעילות של העובדים. במילים אחרות, העסקה באמצעות קבלן כוח אדם עוד משאירה אחריות כלשהי של ניהול אצל החברה – אך עם מיקור חוץ זה בכלל לא קורה.
העובדה שהגוף שמנהל את משימות מיקור החוץ הוא גם זה שמנהל את פעילות העובדים היא בעלת משמעות רבה בכל הנוגע לשיווק. באופן כזה, קבלן הביצוע קרוב מאוד למוקד הפעילות והוא יכול לדאוג לכך שהעובדים יבצעו את תפקידם על הצד הטוב ביותר. מנגד, קבלן כוח אדם לא לוקח אחריות על העבודה השוטפת כי העובד נמצא למעשה תחת תחום הניהול של המעסיק.
משתלם להשקיע במיקור חוץ
שיווק במיקור חוץ נתפס על ידי בעלי עסקים רבים כהוצאה חד פעמית, אך בפועל מדובר בהשקעה משתלמת לטווח ארוך. בעזרת השקעה כזו ניתן להפיק יתרונות רבים ממאמצי השיווק ולפנות את העסק להתמקדות בתחומי הפעילות שבהם הוא טוב. בכל מקרה של דילמה והתלבטות אפשר גם להחליף את הקבלן שמספק את מיקור החוץ של שירותי השיווק, להשתמש בכמה שיטות שיווק שונות ולעשות הכל על מנת להשיג את היתרון התחרותי הנדרש עבור העסק.
מלבד האמור לעיל, משתלם להשקיע במיקור חוץ כדי ליהנות מטקטיקות שיווק חדשות. לרוב בעלי העסקים אין את הידע הנדרש כדי לעקוב בזמן אמת אחר טקטיקות השיווק החדשות, אך במיקור חוץ מדובר על חלק בלתי נפרד מהשירות. הטקטיקות החדשות מתאימות לסגנון העבודה המודרני והן מאוד עוזרות לעסקים קטנים וגדולים.
שיווק במיקור חוץ מסייע לתחרות בין חברות בארץ ובעולם. הוא מיישר קו בין בעלי עסקים, עצמאים ומנהלים ולעיתים משמש גם מוסדות ציבוריים ואפילו אנשים פרטיים. מיקור חוץ של שיווק מוכיח את עצמו בטווח הקצר והארוך והוא נחשב להוצאה מוכרת לצרכי מס. אלו בדיוק הדברים הקטנים שהופכים את מיקור החוץ לפעילות משמעותית, חשובה וחיונית עבור העסקים. אם מוסיפים לזה את המאפיינים המיוחדים של השיווק, מבינים כיצד מיקור החוץ הפך לאחת משיטות הניהול המודרניות הפופולאריות בעולם.
